本文提供一二三3套采購流程解決方案。

一

在采購流程中，每一個環節都有很多需要注意的內容。只有每一個環節都做到最好，才可以讓采購取得更好的成績。

一個完整的采購流程包括哪些內容？

采購流程

雖然不同公司采購流程規定有所不同，但大致的流程為下：

需求部門提出采購申請——采購制定采購計劃——尋找供應商，貨比三家——談判議價——下單——質檢驗收——入庫——財務結算。

各個環節主要內容為

1、采購計劃：采購人員根據需求部門所提出的需求制定采購計劃，采購計劃需要滿足公司生產計劃所需。

2、選擇供應商：有幾個需要注意的地方，采購部門在選擇供應商時，一般會多選幾家了解市場情況。同時，對于供應商的資質等考量也非常重要。企業的規模、技術、品質、信譽等等都是需要去了解的。

3、談判：談判中，價格雖然是主題之一，但不是全部。供貨時間、品質等等問題也需要確認清楚。

4、驗收：雖然大部分情況下，驗收都有專業的技術人員來檢測。但采購人也必須確定貨物的數量、品種以及交貨期限的無誤。

二

雖然不同行業，公司，在采購流程上有所差異，不過，不管是什么行業，只要是有制度的公司，其實一般采購流程皆類似。

一個完整的采購流程是什么樣的？

1、一般流程：需求單位開立請購單，簽核并轉給采購單位。接下來，采購單位詢價議價決定采購商家。采購開出訂購單給廠商�；刎洉r請購單位驗貨驗收。最后是請款結案。

2、一般采購又概分為事務性采購(如辦公室用品,計算機..)/原物料采購(如零組件,IC,包材...)。事務性采購通常由采購單位主導采購廠商,而原物料采購則較由需求單位(如RD ,生產線,工程單位)主動建議采購廠商。

3、一般有制度的公司都會有所謂的合格供貨商名單,而不是隨便亂找亂買(特別是原物料),而要能夠被納入合格供貨商則必須經過許多單位的審核及驗證通過才行(如工程驗證,品保制度審查,價格,交期..) ,而當采購有合格供貨商時,對于相同生產model時,采購便可以從合格供貨商名單內挑價格最便宜,或交期可以配合的供貨商下單。

4、所謂合約,是在承認一家供貨商時會簽訂合約,主要內容可能就是牽涉到價格/質量良率/交期/運送/賠償/及付款條件等事項。而采購單位所開的PO訂購單其實也可以視為一紙合約。

5、一般的ERP系統針對采購部分,主要是讓你維護廠商基本數據/價格/料號品名或BOM表/付款條件...等等數據,有了這些數據你便可以透過系統開立PR/PO ,而這些數據會keep在系統內并與相關單位系統鏈接數據,成為類似系統運算生產計劃的input數據之一。而沒有系統(erp/mrp)的公司就只能用word/excel辛苦的做單據,而這些數據也無法透過系統整合出其他有益的data。

6、如果是有通過ISO的公司,則一定會有所謂的供貨商管理辦法,主要就是要求公司要有一套挑選合格供貨商的辦法及流程,并且針對合格供貨商要定期做評鑒(請相關單位如品保/物管/ 采購 ..打分數),最后可能還要對供貨商做年度或年中實地稽核,所以供貨商大概是這樣在管理的。

三

在選用不同的采購方式時，在采購業務流程上也會有所差異，不過總體的采購業務過程，其所遵循的業務流程又具有共性。俗話說“萬變不離其宗”，采購業務執行中的一個共同模式可以表現為：

接受采購任務——制定采購計劃——提出采購需求——選擇供應商——談判與簽訂合同——訂購和發出訂單——貨運及按時交付——驗收入貨——付款并結清票據。

從“接受采購任務”開始，到“付款并結清票據”止，將采購業務分為九個步驟；另外，采購業務在企業內是一項持續開展的業務，每一次的采購業務結束，又將在若干時間后進入再一輪的采購之中。我們接下來了解采購業務中的各個步驟：

采購業務的完整流程有哪幾個步驟？

1、接受采購任務

可以說，接受采購任務是一項采購業務開始的任務來源。通常情況下，企業內的各個部門會把采購任務報到采購部，采購部把所要采購的物資予以匯總，再將采購任務分配給各位采購職員并下達相應的采購任務單。有時，采購部還會主動根據企業的生產經營與銷售情況，主動提出各種物資的采購計劃，并交由企業各部門以及企業領導核實后，形成采購任務。本步驟主要解決了“為什么采購”的問題。

2、制訂采購計劃

采購人員在接到采購任務后，要制訂出具體的工作計劃。具體來說，采購人員要對所采購的物資進行市場調查，包括對產品價格、規格、供應商等因素進行調查分析，從而確定采購方式、采購時間，以及貨物運輸方法、貨款支付方法等。本步驟主要從宏觀上解決了“怎么做采購”的問題。

3、提出采購需求

這里的采購需求，主要包括三個方面：一是對采購的產品做出清晰而準確的規定，同時也有助于供應商準確地理解；二是詳細地制定產品的檢驗程序和規范；三是形成完整的采購文件，如采購合同、產品標準、技術協議等資料�？偟膩碚f，本步驟主要解決了“采購物品要達到什么樣的標準”以及相關采購文件的問題。

4、選擇供應商

每個企業都會處于一定的供應鏈之中。對于企業本身供應鏈中處于合作關系的供應商，采購人員可以將采購信息直接發給對方；對于非供應鏈中的供應商，采購人員可以通過信息搜集，選擇質量好、價格低、交貨及時、服務周到的供應商予以合作。本步驟主要解決了“從哪個供應商處進行采購”的問題。

5、談判與簽訂合同

在選擇了意向供應商后，采購人員還要與供應商進行反復談判，討論價格、質量、貨期、售后服務等合作條件，最后以合同的形式將這些條件規定下來，從而形成采購合同。供需雙方簽訂采購合同意味著供需雙方正式進入采購合作程序。

6、訂購和發出訂單

一般來說，供需雙方簽了采購合同后采購人員就可以向供應商發出訂單；有時，采購合同本身就規定了采購訂單的內容，使得采購合同就是訂單。采購人員在向供應商發出購貨訂單時，一定要詳細、具體地說明有關信息，諸如購貨訂單上的訂單編號、產品名稱、規格、單價、需求數量、交貨時間、交貨地址等信息都要準確無誤。

7、貨運及按時交付

采購人員在向合作的供應商發出采購訂單后，接下來要面臨貨物運輸及按時交付的問題。在實際工作中，貨物可以由供應商運輸，也可以由第三方運輸公司運輸，還可以由采購方自己提貨。不管采取什么樣的貨運方式，采購人員都要密切關注貨運過程，確保按時交貨，以免影響正常的生產經營。

8、驗收入貨

貨物運到后，采購人員要配合倉儲部門按照供需雙方所簽合同的規定，對貨物數量、質量等做好驗收工作，一旦發現貨物存在未達到合同規定或者違反合同規定的問題，采購人員就要及時向供應商反映。必要時采購人員還可以向本企業的領導反映，一定要確保貨物符合合同規定。

9、付款并結清票據

在采購過程中，付款往往是供應商最為關心的問題。如果采購方收到貨物后，在付款環節找各種非正當理由拒付或者拖延付款，必然會引起供應商的不滿，從而導致供應商停止供貨，甚至訴諸法律來解決。從表面上來看，雖然付款問題是采購方財務部門的工作，但在現實中，供應商會認準自己被采購人員“坑”了，并且投訴采購人員，這不利于采購人員以后工作的正常開展。

因此，采購人員也要關注付款環節的如約開展，也可以通過有序的付款行為給供應商留下好的印象，使得企業的采購行為對供應商形成吸引力。另外，采購方在對供應商進行付款時，要結清相應的票據，使得付款行為有據可查。

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